Optimalisatie en Coördinatie van een Complex Project

Wat houd het project in?

Viking Film en Theater is een veelzijdige culturele organisatie in Nederland, die zich richt op filmvertoningen, theatervoorstellingen en andere culturele evenementen. Het biedt een podium voor zowel commerciële als onafhankelijke filmproducties en is tevens een belangrijke speler in de theaterwereld, waar het werkt met diverse theatergroepen en artiesten. Viking Film en Theater heeft meerdere locaties en is betrokken bij de organisatie van filmfestivals en cultuurprojecten, waarmee het bijdraagt aan de lokale culturele scene.

We zijn halverwege het project ingestapt, tijdens de uitvoeringsfase, met de opdracht om structuur en overzicht te brengen in een complexe situatie. Er waren verschillende uitdagingen en vraagstukken die om aandacht vroegen, waaronder aanvullende werkzaamheden vanuit de aannemer en de afstemming van afspraken tussen de gemeente en andere betrokken partijen. Onze rol was gericht op het creëren van duidelijkheid, het optimaliseren van het proces, en het bevorderen van een constructieve samenwerking. Daarbij traden we namens de gemeente op in onderhandelingen en fungeerden we als verbindende schakel om de voortgang van het project te waarborgen.

Wat was de uitdaging?

Het project kende meerdere uitdagingen die het verloop bemoeilijkten. De contracten waren niet adequaat opgesteld, wat leidde tot tegenstrijdigheden en onduidelijkheden tussen partijen. De aannemer had meerwerken ingebracht, wat de financiële en operationele dynamiek aanzienlijk complexer maakte. Bovendien speelde er een politieke dimensie: er was onvoldoende communicatie richting het bestuur, wat leidde tot spanningen en een gebrek aan vertrouwen. Het balanceren van deze tegenstellingen en het creëren van een werkbare oplossing binnen deze setting vereiste zorgvuldige coördinatie en strategische interventie.

Wat was onze rol? 

Wij traden op als procesmanager en namen een coördinerende en bemiddelende rol op ons. Onze focus lag op het herstellen van het overzicht, het structureren van afspraken en het faciliteren van een constructieve samenwerking tussen de gemeente en andere betrokken partijen. Daarnaast vertegenwoordigden wij de gemeente in de onderhandelingen met de aannemer, waarbij we ons richtten op het bereiken van eerlijke en werkbare afspraken die het project verder hielpen. Met onze inzet zorgden we ervoor dat het proces weer in beweging kwam en dat het vertrouwen in het project